Historia lubi się powtarzać?
Kiedy wdrażaliśmy kilka lat temu imienny Spis Instruktorów w ramach corocznego Spisu Harcerskiego zderzyliśmy się z murem oporu części instruktorów, którzy zasłaniając się ustawą o ochronie danych osobowych odmawiali podawania swojego numeru pesel.
Starałem się zrozumieć motywy tych osób. Tłumaczyłem sobie, że jest w naszej organizacji grupa osób, które bardzo mocno dbają o swoją prywatność i nie chcą podawać swoich danych osobowych. Sam osobiście wykonując zawód informatyka dbam o rozdzielenie pracy zawodowej od życia prywatnego i swój prywatny numer telefonu mam zastrzeżony, podałem go rodzinie i kilku najbliższym znajomym. Zakładałem więc, że ich dbałość o prywatność rozciąga się nieco dalej, jeszcze o numer PESEL.
Jakież jednak było moje zdziwienie, kiedy okazało się, że osoby te podawały wszystkie fakultatywne dane takie jak dokładny adres zamieszkania, adres e-mail, telefony łącznie ze stacjonarnym domowym, że o komórkowym nie wspominając. Odmawiali podania tylko numeru pesel. Dlaczego? Nie, bo nie. Najstarszy argument. Trzeba było poświęcić wiele czasu, by owym ludziom wszystko wyjaśnić, że ich pesel nie jest magiczny, a jest to jedynie zbiór cyfr unikalnych dla każdego.
Dziś w przeddzień wdrożenia kolejnego etapu Ewidencji zakładających rozpoczęcie wpisywania danych z książek pracy drużyny dotyczących członków ZHP docierają do GK sygnały, że część rodziców w niektórych jednostkach stanowczo sprzeciwiła się wprowadzaniem danych ich dzieci do Ewidencji ZHP powołując się na wspomnianą wyżej ustawę. Ci sami rodzice nie mają nic przeciwko, by drużynowy przetwarzał dane w formie książki pracy drużyny, listy osób wyjeżdżających na biwak, czy wypełniając kartę obozową. Swoje stanowisko opierają na przeświadczeniu, że by przetwarzać dane osobowe potrzebna jest ich zgoda.
Przyjmując na chwilę tę logikę rozumowania, że ustawa pozwala im decydować czy mają pozwolić ZHP przetwarzać dane ich dzieci, warto zauważyć że nic ona nie mówi, że udzielenie zgody jest możliwe do warunkowania w zależności od rodzaju przetwarzania, czy jest to w formie rejestru, czy też za pomocą systemu informatycznego.
Czytając, wspomnianą już parokrotnie, ustawę warto przytoczyć tu Art. 23 który brzmi:
Art. 23. 1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą
Jak widać ustawa dopuszcza jeszcze cztery inne przypadki, kiedy przetwarzania danych jest prawnie dozwolone a zgoda osoby, której dane dotyczą nie musi wyrażać zgody. Gdyby przyjąć zasadę, że przetwarzanie dany jest możliwe jedynie na podstawie zgody łatwo sobie wyobrazić paradoksalną sytuację, gdy ktoś wyraża sprzeciw dotyczący przetwarzania jego danych osobowych w zbiorze PESEL, dowodów osobistych, czy np. praw jazy.
Analogicznie trudno wyobrazić sobie sytuację, gdy jakieś dziecko należy do ZHP, ale ZHP nie wolno przetwarzać danych osobowych tej osoby. Innymi słowy ZHP nie miałby prawa wiedzieć kto jest jego członkiem.
Miałem możliwość konsultowania tego zapisu z ludźmi, którzy tworzyli wspomnianą ustawę. Ustawodawca przewidział taką sytuację i w wspomnianym artykule jest zapisany punkt 5, który zezwala na przetwarzanie danych jeżeli służy to wypełnieniu prawnie usprawiedliwionych celów, a przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności. Przetwarzanie danych w celach statutowych w ich opinii z pewnością wypełnia ten warunek.
Nie wiem, czy przypadkiem nie jesteśmy sami sobie winni takiemu przeświadczeniu u rodziców naszych podopiecznych. Wielokrotnie spotkałem się z dokumentami tworzonymi przez różne środowiska harcerskie, które dołączały do formularzy zbierających dane osobowe swoich członków formułę wyrażenia zgody na przetwarzanie danych wyrabiając tym samym u nich przeświadczenie, że ich zgoda jest niezbędna. Brak dogłębnego zbadania tematu, który w prawie istnieje od 1997 roku odpowiednich szkoleń na każdym poziomie daje dziś znać ze zdwojoną siłą.
Odnoszę wrażenie, może i mylne, że w naszej organizacji jest wystarczająca ilość instruktorów z wykształceniem prawniczym, która powinna się pochylić na tematem. Być może lepszy dostęp do informacji na niższym poziomie pozwoliłby instruktorom być lepiej przygotowanym do rozmów z rodzicami. Jak dotąd nie spotkałem się z żadnymi szkoleniami dla drużynowych w tym temacie, ba nie spotkałem się z zajęciami dla kadry kształcącej drużynowych z ochrony danych osobowych. Od przeszło dekady chowamy głowę w piasek udając, że problem nas nie dotyczy lub wpisując wyrwaną z kontekstu regułką chcemy załatwić sprawę. Najgorsze jest to, że wielu samych instruktorów nie rozumie, że ustawa nie jest po to by zabraniać przetwarzać dane osobowe, a jedynie precyzuje obowiązki jakie musi spełniać administrator danych osobowych i sami powielają mit o możliwości odmowy przekazania swoich danych hufcowi. Jakże w takiej sytuacji mają oni przekonać rodzica, że przetwarzanie danych osobowych członków ZHP jest przez ZHP legalne i prawnie dozwolone?
Mam wrażenie, że wrażanie systemu Ewidencja ZHP naruszyło milczącą zgodę na omijanie szerokim łukiem ustawy i wyciągnęło schowany pod dywanem problem, który przecież “nie istniał”. Wszak czego oczy nie widzą?
Podobne artykuły
harcmistrz, Szef Zespołu ESHD w Wydziale Nowych Technologii w GK ZHP.
Informatyk, Kierownik Działu Systemów w Ośrodku Informatyki,
W ZHP pełnił funkcje: drużynowego, szczepowego, zastępcy komendanta hufca, zastępcy komendanta chorągwi, instruktora Wydziału Badań i Analiz GK ZHP,
Jego pasje to góry, pływanie.
Myślę, że problem z PESELem poza kwestiami natury magicznej był pewnie spowodowany generalnym kryzysem zaufania w organizacji. Każdy nie ufa swojej chorągwi, wszyscy nie ufamy Głównej Kwaterze itp.
A dzisiejsze wzdraganie się rodziców spowodowane jest pewnie, w nie mniejszym stopniu niż tylko przekonaniem, że ustawa jest problemem jest problemem, także tym jak są nastawiani przez drużynowego.
Jacku, wprowadzenie danych do ewidencji w I etapie sparaliżowało mi biuro hufca na tydzień. I oczywiście nie chodziło o problem z peselem, bo ten każdy zna i podał bez problemu. Jednak wymaganie od “starych” instruktorów dokładnych (co do dnia) dat wstąpienia do ZHP itp. danych było istotnym problemem. Niestety system nie przymował samego roku, lub miesiąca i roku, co moim zdaniem wpłynie na niezamierzone fałszowanie danych podawanych dla tzw. świętego spokoju.
Sławku tekst jak gdyby trochę nie o tym, ale..
Znów ciężko przyjdzie odetchnąć na myśl o przepływie informacji pomiędzy strukturą w naszej kochanej organizacji. Problem jest znany i był rozważany. Z jednej strony jest to problem tu i teraz, a drugiej strony Ewidencja nie jest wymysłem kilku informatyków a opiera się na dokumentach wewnętrznych, w których występuje data wstąpienia do ZHP i patrzy trochę do przodu. Pomijając na chwilę fakt, że w dokumentach występuje nie rok, nie miesiąc a właśnie data, zauważyć należy, że w przypadku instruktorów którzy w ZHP spędzili kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt lat podanie roku w zupełności by wystarczyło, gdyż rozbieżność 12 miesięcy w ich przypadku należności do ZHP statystycznie ma mniejsze znaczenie. Tyle patrzenia wstecz. Patrząc w przód i pokazując fluktuację członków zwyczajnych, którzy czasami spędzają w ZHP kilka lub kilkanaście miesięcy podanie roku nie mówi zupełni nic. Nie będziemy mogli na tej podstawie określić czasu ich pobytu gdyż podając, że przyszli w 2009 i odeszli w 2009 roku równie dobrze mogliby być cały rok jak i jeden miesiąc.
Dlatego też w przypadku instruktorów ze znacznym stażem umawialiśmy się z szefami biur by wpisywać datę 1 września jeżeli przyszli na jesieni lub 1 marca jeżeli na wiosnę a pamiętają tylko rok. Jeżeli pamiętają jeszcze miesiąc przyjąć, że jest to pierwszy dzień miesiąca. Inną zupełnie sprawią jest w związku z powyższym fakt aktualności kartotek instruktorskich w hufcach, gdzie te dane powinny być przechowywane.